Polityka Prywatności i Plików Cookies

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania, gromadzenia oraz ochrony danych osobowych osób fizycznych (zwanych dalej „Użytkownikami” lub „Gośćmi”) korzystających z usług stacjonarnych kompleksu IvoryPlateHouse, zlokalizowanego pod adresem: Generała Józefa Bema 47, 15-369 Białystok, oraz zasady korzystania z witryny internetowej działającej w domenie ivoryplatehouse.com.

Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) jest spółka zarządzająca IvoryPlateHouse Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000XXXXXX, NIP: XXXXXXXXXX, REGON: XXXXXXXXX.

Dbając o najwyższe standardy obsługi segmentu Premium oraz bezwzględną dyskrecję naszych Gości, Administrator wdrożył rygorystyczne środki techniczne i organizacyjne zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi, modyfikacji lub utracie powierzonych informacji.

2. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych Użytkowników odbywa się w ścisłej zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na następujących podstawach prawnych:

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług gastronomicznych, rezerwacji loży VIP, organizacji eventów korporacyjnych lub udziału w strefie gier, której stroną jest Użytkownik, lub do podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed zawarciem umowy.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym m.in. przepisów prawa podatkowego, ustawy o rachunkowości oraz przepisów regulujących funkcjonowanie systemów rozrywkowych.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, takich jak marketing bezpośredni usług własnych, zabezpieczenie i dochodzenie ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych, a także zapewnienie bezpieczeństwa mienia i osób poprzez systemy monitoringu wizyjnego (CCTV).
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: Wyraźna i dobrowolna zgoda Użytkownika (np. w przypadku subskrypcji ekskluzywnego Newslettera lub przetwarzania preferencji personalnych dotyczących diety i obsługi konsjerża).

3. Zakres i cel gromadzenia danych

Kompleks IvoryPlateHouse gromadzi wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych procesów biznesowych i obsługi klienta na najwyższym poziomie. Zakres ten obejmuje:

Formularze kontaktowe i zapytania ogólne: Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz wszelkie inne informacje dobrowolnie podane przez Użytkownika w treści wiadomości.

System rezerwacji stolików i loży VIP: Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, planowana data i godzina wizyty, liczba gości oraz preferencje specjalne (np. specyfika menu, alergie pokarmowe, zapotrzebowanie na prywatną strefę lounge).

Rezerwacje eventowe i korporacyjne: Dane firmy (nazwa, NIP, adres rejestrowy), dane osoby kontaktowej, szczegóły techniczne dotyczące oprawy audiowizualnej, preferowanych form cateringu oraz personalizacji eventu.

Program subskrypcji cyfrowej (Newsletter): Adres e-mail, data zapisu oraz historia interakcji z przesyłanymi materiałami promocyjnymi.

4. Monitoring wizyjny i bezpieczeństwo fizyczne

W celu zagwarantowania najwyższego poziomu bezpieczeństwa naszych Gości, ochrony mienia oraz zachowania elitarnych standardów prywatności wewnątrz kompleksu IvoryPlateHouse, obiekt oraz teren wokół niego objęte są całodobowym monitoringiem wizyjnym (CCTV).

Zapisy z monitoringu są traktowane jako informacje poufne i podlegają rygorystycznym procedurom dostępu. Przetwarzanie tych danych opiera się na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane z systemu monitoringu są automatycznie nadpisywane po upływie maksymalnie 14 dni od dnia nagrania, chyba że zarejestrowane zdarzenie stanowi dowód w postępowaniu prawnym – w takim przypadku okres przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

5. Prawa Użytkowników i Gości (Zarządzanie prywatnością)

Zgodnie z przepisami RODO, każdemu Użytkownikowi, którego dane są przetwarzane przez IvoryPlateHouse, przysługuje szereg praw autonomicznych:

Prawo dostępu do danych (Art. 15 RODO): Możliwość uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii.
Prawo do sprostowania danych (Art. 16 RODO): Prawo do żądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
Prawo do usunięcia danych („Prawo do bycia zapomnianym” - Art. 17 RODO): Żądanie usunięcia danych, jeżeli nie ma już podstaw prawnych do ich dalszego przetwarzania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO): Prawo do wstrzymania operacji na danych w określonych sytuacjach prawnych.
Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO): Możliwość eksportu danych do powszechnie używanego formatu cyfrowego i przesłania ich innemu administratorowi.
Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO): Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym profilowania marketingowego.

Wszelkie żądania związane z realizacją powyższych praw należy kierować bezpośrednio do naszego Inspektora Ochrony Danych drogą elektroniczną pod adresem: [email protected]. Zgłoszenia realizowane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania.

6. Okres przechowywania (retencja danych)

Dane osobowe Użytkowników będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce prywatności, bądź przez czas wymagany przepisami prawa powszechnie obowiązującego:

Dane przetwarzane na podstawie umowy (rezerwacje, eventy) są retencjonowane przez okres realizacji usługi, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (standardowo do 6 lat zgodnie z Kodeksem Cywilnym) oraz okres wymagany ordynacją podatkową (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Dane przetwarzane na podstawie zgody (Newsletter, spersonalizowana obsługa) są przechowywane do momentu wycofania tej zgody przez Użytkownika. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

7. Odbiorcy danych i transfery międzynarodowe

W celu zapewnienia najwyższej sprawności operacyjnej, Administrator może powierzać dane osobowe podmiotom zewnętrznym przetwarzającym informacje na zlecenie IvoryPlateHouse. Podmioty te obejmują dostawców systemów rezerwacyjnych IT, firmy świadczące usługi hostingu i utrzymania serwerów, dostawców systemów CRM, biura audytorsko-księgowe oraz certyfikowane agencje ochrony mienia.

Wszystkie transfery danych odbywają się na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA), gwarantujących identyczny poziom ochrony, jak ten realizowany bezpośrednio przez Administratora. IvoryPlateHouse standardowo nie przekazuje danych osobowych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Gdyby taki transfer okazał się konieczny (np. integracja z globalnymi systemami lojalnościowymi VIP), zostanie on przeprowadzony wyłącznie z zachowaniem Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

8. Polityka plików Cookies i danych eksploatacyjnych

Witryna ivoryplatehouse.com wykorzystuje pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika) w celu zapewnienia prawidłowego działania platformy, analizy ruchu sieciowego oraz personalizacji treści reklamowych.

Stosujemy pliki cookies Niezbędne (techniczne, umożliwiające bezpieczne przeglądanie i nawigację), Analityczne (zbierające anonimowe informacje statystyczne za pośrednictwem narzędzi takich jak Google Analytics) oraz Funkcjonalne (zapisujące wybrane przez Użytkownika preferencje regionalne i językowe).

Użytkownik ma możliwość zarządzania plikami cookies bezpośrednio z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej (Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge). Ograniczenie lub zablokowanie technicznych plików cookies może jednak wpłynąć negatywnie na stabilność i poprawność funkcjonowania niektórych modułów witryny internetowej, w tym formularzy rezerwacyjnych.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian i modyfikacji w niniejszej Polityce prywatności w celu dostosowania jej do dynamicznie zmieniających się przepisów prawa, rozwoju technologii cyfrowych oraz wdrażania nowych usług stacjonarnych w kompleksie IvoryPlateHouse. O każdej zmianie Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację nowej wersji dokumentu na tej stronie, wraz z podaniem zaktualizowanej daty wejścia w życie na samym początku tekstu.